Komt dit bekend voor
Ergens in je bedrijf, deze week.
Geen van deze drie ziet eruit als een incident zolang het gebeurt. Precies daarom gaan ze door, en daarom komt de rekening later.
Samengesteld. De details kloppen, de persoon is niet één persoon.
Shadow AI is het gebruik van AI-tools die het bedrijf nooit heeft goedgekeurd, meestal in een persoonlijk account.
Het regelmatige gebruik ging in één jaar van 15% naar 45% van de medewerkers.1 Eén op de drie van hen zegt er niets over.2 Het staat inmiddels derde in de manieren waarop bedrijfsgegevens per ongeluk naar buiten komen.1
Wat de cijfers zeggen
- Bijna de helft van alle medewerkers gebruikt inmiddels AI waar niemand toestemming voor gaf. Een jaar eerder waren dat er 15 op de 100.1
- Ongeveer een derde zegt er niets over, en de reden die het vaakst terugkomt is een voorsprong op collega’s. Angst staat op de tweede plaats.2
- Vraag een directie hoeveel van hun mensen dagelijks AI gebruiken voor echt werk en je hoort 4 op de 100. Vraag het de mensen zelf en het zijn er 13.4 De meeste AI-plannen richten zich dus op een bedrijf dat niet meer bestaat.
- Blokkeren houdt ongeveer een week stand. Daarna verhuist het naar telefoons en laptops thuis, en dan zie je helemaal niets meer. Ik ben nog geen bedrijf tegengekomen waar het blok hield.
- Noem het bij de naam. Een level, het tweede van vijf, waar op dit moment ongeveer een kwart van de bedrijven zit.
Eén hiervan is waarschijnlijk al gebeurd
- Er ging iets met de naam van een klant erop door iemands persoonlijke account, en je bent aan het uitzoeken of dat de verwerkersovereenkomst raakt die je met ze hebt getekend
- Je moet een AI-beleid schrijven, en je hebt liever één pagina die mensen volgen dan twaalf die niemand opent
- Je koopt volgend kwartaal licenties en je wilt weten wie wat nodig heeft voordat je voor alle 80 mensen inkoopt
- Twee of drie mensen lopen duidelijk mijlenver voor, het zijn precies de mensen die je het minst kunt missen, en hun werkwijze staat nergens opgeschreven
Wat je meeneemt
- Eén gesprek dat je deze week kunt voeren en dat je niets kost
- Vier cijfers die het waard zijn om in je eigen directie te noemen, met waar elk vandaan komt
- Waar je staat op de vijf levels, en het ene ding dat je een stap omhoog brengt
- Vijf stappen, in de volgorde die werkt
Wat het is
De meeste leidinggevenden zien dit als een beveiligingsprobleem. Het gedraagt zich als een mensenprobleem.
Er ging bijna iets naar buiten, en de eerste beweging is dichttimmeren. Domeinen blokkeren, het beleid rondsturen, iedereen aan de regels herinneren.
Die lezing dekt de helft. Het risico is echt en dat praat ik niet weg. Wat eronder zit is gewoon gedrag. Mensen nemen de snelste route naar het werk zodra de officiële trager is, en ze houden hun mond zodra het hardop zeggen iets kost.
Het echte risico is niet dat mensen AI gebruiken, maar dat ze doen alsof ze het niet doen.Amit Bendov, medeoprichter en CEO van Gong10
Je hebt dus twee gaten, en het tweede is het dure. Er zit een gat tussen wat je mensen nodig hebben en wat je ze hebt gegeven. En er zit een gat tussen wat ze doen en wat ze je vertellen dat ze doen. Beleid dicht van allebei de zichtbare helft, en maakt de andere helft stilletjes groter.
De cijfers
Van 15% naar 45% in één jaar.
Dat is regelmatig gebruik van niet-goedgekeurde AI, gemeten over organisaties heen.1 Hetzelfde rapport zet het op de derde plaats van de oorzaken van datalekken die per ongeluk ontstaan.
90%
van de onderzochte bedrijven heeft mensen die regelmatig persoonlijke AI-tools voor hun werk gebruiken. Ongeveer 40% betaalt dat zelf
Leg die naast elkaar en dit gaat niet langer over een paar mensen die de regels oprekken. Het is het grootste deel van je bedrijf, een derde daarvan zwijgt bewust, en je eigen beeld zit er een factor drie naast.
Waarom het gebeurt
Drie dingen, en ze voeden elkaar.
Het werk ging sneller dan de inkoop
Een tool duikt op, gaat rond via via, en is binnen een week in dagelijks gebruik. Een licentiebesluit kost een kwartaal. Ergens in dat kwartaal zet de gewoonte zich vast, en een gewoonte verzet je moeilijker dan een tool.
Eerlijk zijn kost iets
Hier gaan de meeste bedrijven volgens mij de mist in. Toen mensen werd gevraagd waarom ze hun AI-gebruik verzwijgen, kwam een voorsprong op collega’s het vaakst terug. Angst voor de regels stond lager in de lijst.2
Niemand verzwijgt iets uit onwil. Ze verzwijgen het omdat de laatste die het vroeg een nee kreeg.Paul Musters
Die angst voor het oordeel is trouwens terecht. Mensen die AI gebruiken worden door collega’s strenger beoordeeld op competentie en motivatie.5 De stilte is dus rationeel. Niemand verzwijgt iets uit onwil. Ze verzwijgen het omdat de laatste die het vroeg een nee kreeg.
Je hebt geen beeld van wie hoe werkt
De meeste bedrijven weten welke licenties ze hebben gekocht. Bijna niemand weet hoe hun mensen echt werken: wie hele werkstromen erdoorheen haalt, wie het gebruikt om zijn spelling te fatsoeneren, wie acht maanden geleden zijn baan er stilletjes omheen heeft herbouwd. Ethan Mollick noemt de zwaarste gebruikers secret cyborgs, mensen die hun werkwijze voor zich houden.6 Het zijn meestal je sterkste mensen, en ze zijn onzichtbaar voor precies de organisatie die het meest van ze kan leren.
Je beste AI-gebruikers zijn onzichtbaar voor precies de organisatie die het meest van ze kan leren.Paul Musters
Dat derde punt is waarom dit na elke actie terugkomt. Je behandelt de tool die je ziet, terwijl het gaat om de manier waarop mensen werken, en die zie je niet.
Waar staat jouw bedrijf eigenlijk?
Anoniem, zes vragen, drie minuten. De uitslag noemt je level, wat het je daar kost, en wat er een stap hoger verandert.
Doe dit eerst
De test, deze week.
Eén gesprek. Geen software. Het werkt alleen als je de eerste dertig seconden goed doet.
- Zeg hardop dat niemand in de problemen komt en dat er deze week niets wordt afgepakt.
- Vraag welke AI-tools mensen echt voor hun werk gebruiken, en of dat persoonlijke of zakelijke accounts zijn.
- Let op wie als eerste antwoordt en wie stil blijft. De stille mensen zijn meestal de gebruikers.
- Vraag waarvoor ze het gebruiken, niet alleen wat ze gebruiken. “ChatGPT” zegt je niets. “Ik plak het klantcontract erin om het samen te vatten” zegt je alles.
Wat er ook terugkomt, de afstand tussen dat en je goedgekeurde lijst is je blootstelling. Noemt niemand een persoonlijk account, boek dat dan niet als een schone uitslag. Dat is een meting van vertrouwen, en het antwoord ligt ergens anders.
Er is een hardere versie die ik bij klanten gebruik. Pak de taak die je team het vaakst met AI doet. Vraag drie mensen apart om je stap voor stap te laten zien hoe ze dat doen. Komen er drie verschillende werkwijzen terug, dan kijk je naar het level onder het level waar je dacht te zitten.
Waar het zit
Shadow AI hoort bij één level, en piekt daar.
In de vijf AI Culture Levels die we bij klanten gebruiken hoort dit gedrag bij één level. Het is het handschrift van level 2.
01Campfire60%
02Wild West25%Shadow AI piekt hier
03Blueprint10%
04Engine4%
05Ecosystem1%
Level 2, Wild West, is dagelijks individueel gebruik zonder gedeelde werkwijze. Iedereen heeft iets gevonden dat werkt en niemand doet het hetzelfde. Hoe gewoon het verzwijgen op dit level is, zie je overal in het onderzoek terug: 48% van de kantoormedewerkers zou het ongemakkelijk vinden om hun leidinggevende te vertellen dat ze AI gebruikten voor een gewone taak,7 en ongeveer 59% gebruikt niet-goedgekeurde tools terwijl de meeste bedrijven hun gebruiksbeleid sindsdien niet hebben aangeraakt.8
Level 3, Blueprint, is waar het zakt. Vastgelegde werkwijzen, één plek waar de goede prompts staan, AI in de eerste week van de onboarding. Shadow AI verdwijnt daar niet, en ik zou niemand vertrouwen die je belooft van wel. Het krimpt, omdat de goedgekeurde route eindelijk net zo goed is als de eigen route.
Eén ding is goed om te weten voordat je jezelf een level geeft. De meeste teams zitten niet op één level. Engineering loopt vaak twee levels voor op finance. We lezen het bedrijf op de laagste afdeling in plaats van de hoogste, want daar zit het werk van volgend kwartaal.
Wat een meting laat zien en het gesprek niet
Een Operating Profile in gebruik. Persoonlijkheidstype en AI-niveau in één profiel, met de agents die daarbij passen.
Het meet twee dingen per persoon: hoe iemand denkt en werkt, en hoe ver iemand is met AI. Dat tweede maakt dit zichtbaar. Iemand die hele werkstromen door een persoonlijk account haalt ziet er anders uit dan iemand die AI gebruikt om een mail op te schonen, en die twee hebben totaal verschillende dingen van jou nodig.
Zelfde team, zelfde tool, twee verschillende problemen. Een inventarisatie van tools zet deze twee mensen op dezelfde regel.
Op teamniveau zie je waar het zich ophoopt, en in de meeste teams is dat ongelijk verdeeld. Het zit bij drie of vier mensen die iets hebben gevonden dat werkt. Meestal precies de mensen die je niet wilt irriteren.
Over emaho
emaho meet één Operating Profile per persoon: persoonlijkheidstype en AI-niveau in één profiel. Daarop bouwen we een persoonlijke set AI-agents die past bij hoe iemand werkt, binnen de tools die hij al gebruikt. Vijftien minuten invullen, het eerste profiel is gratis, gemaakt voor bedrijven van 20 tot 500 mensen.
Vijftien minuten per persoon. Geen creditcard, geen verplichtingen.
Wat je kunt doen
Vijf stappen. De volgorde telt zwaarder dan het tempo.
Begin met vragen, voordat je één woord beleid schrijft. Alles wat je opschrijft voordat je het echte beeld hebt, richt zich op het verkeerde gedrag. Dicht daarna binnen dertig dagen het gat in de tools: koop licenties waar mensen al zitten in plaats van waar je zou willen dat ze zaten. Die ene zet haalt het grootste deel van het risico eruit, want een flink deel van shadow AI is mensen die uit eigen zak een omweg betalen.
Schrijf één pagina, geen twaalf. Wat er in een AI-tool mag, wat er niet in mag, en aan wie je het vraagt als het onduidelijk is. Kan een nieuwe collega het niet in twee minuten lezen en toepassen, dan bestaat het niet.
Wees eerlijk over de gaten die er nog zijn.Rajeev Rajan, CTO bij Atlassian11
Die regel zou ik op diezelfde pagina zetten. Beleid dat doet alsof alles is afgedekt wordt één keer gelezen en nooit geloofd.
Geef mensen daarna iets beters dan wat ze zelf hebben gebouwd. Dit is het deel dat beleid niet kan, en hier verdient een meting zich terug. Een opzet die past bij hoe iemand echt werkt wint van een persoonlijk account. Iets anders houdt geen stand.
En meet over een kwartaal opnieuw. Dit is geen ding dat je één keer oplost. Het gaat elke keer open zodra er een nieuwe tool komt, en dat is op dit moment ongeveer maandelijks.
Wat het kost om het te laten
Het lekt weg via het account dat je niet ziet.
Het risico krijgt de aandacht en het is echt. Derde oorzaak van datalekken die per ongeluk ontstaan,1 en ongeveer 65% van de mensen die ChatGPT gebruiken zit op de gratis versie, waar de gegevens gebruikt mogen worden om het model te trainen.9 In de praktijk komt dat neer op drie vrij saaie dingen: inhoud in een chatgeschiedenis die het bedrijf niet bezit en niet kan wissen, geen vastlegging van welk document waarheen ging als een klant erom vraagt, en een verwerkersovereenkomst die je misschien hebt geschonden zonder dat iemand het merkte. Van de drie kosten op deze pagina bereikt deze je dit jaar nog het minst waarschijnlijk.
De tweede is dat je beslissingen neemt op een beeld dat er een factor drie naast zit. Elk AI-plan dat uitgaat van weinig gebruik richt zich op het verkeerde probleem. Je koopt beginnerstraining voor mensen die drie levels verder zijn dan jij.
De derde kost het meest en komt als laatste. Zodra je beste gebruikers merken dat open zijn over hun werkwijze een risico draagt, stoppen ze met open zijn over hun werkwijze. Je raakt de kaart kwijt. En de mensen die hem voor je hadden kunnen tekenen, bieden het niet meer aan. De maand dat een van hen opzegt, ontdek je dat de manier waarop de helft van je rapportages tot stand kwam nergens is opgeschreven.
Voer het gesprek en stuur me wat eruit kwam
Vertel me wat je team zei en ik vertel je op welk level dat wijst en wat ik als eerste zou doen. Je krijgt een antwoord in plaats van een link naar mijn agenda.
Wat mensen vragen
Shadow AI, de vragen die mensen echt intypen
Wat is shadow AI?
Shadow AI is het gebruik van AI-tools die het bedrijf nooit heeft goedgekeurd, meestal in een persoonlijk account. Bijna altijd voor echt werk: een verslag samenvatten, een offerte scherper krijgen, code nakijken. Het woord is afgeleid van shadow IT, en het verschil is dat er nu ook bedrijfsgegevens in een model verdwijnen in plaats van alleen in een tool.
Wat is het verschil tussen shadow AI en shadow IT?
Shadow IT is software die buiten IT om wordt gebruikt. Shadow AI is dat ook, met één verschil dat telt: wat je erin plakt kan bij de aanbieder blijven staan en in sommige gevallen worden gebruikt om het model te trainen. Bij shadow IT gaat het om toegang. Bij shadow AI gaat het om de inhoud die je erin zet.
Hoeveel medewerkers gebruiken AI zonder toestemming?
Verizon meet in het Data Breach Investigations Report van 2026 een stijging van 15% naar 45% van de medewerkers in één jaar, en zet niet-goedgekeurde AI op de derde plaats van oorzaken van datalekken die per ongeluk ontstaan. Ivanti komt uit op 42% dat generatieve AI op het werk gebruikt, waarvan één op de drie er niets over zegt.
Mag je ChatGPT gebruiken op je werk?
Dat bepaalt je werkgever, en in de meeste bedrijven staat het nergens duidelijk opgeschreven. Waar het spannend wordt is de inhoud: persoonsgegevens of klantinformatie in een gratis consumentenaccount zetten is iets anders dan een openbare tekst laten samenvatten. Vraag je werkgever om één pagina met wat er wel en niet in mag.
Wat doet emaho aan shadow AI?
Geen blokkade en geen beleidsdocument. Het werk is het gat dichten waar shadow AI uit ontstaat: in beeld brengen hoe mensen echt werken, en ze daarna iets geven dat beter is dan wat ze zelf in een gratis account hebben gebouwd. Begin met je eigen profiel, dat is gratis.
Wat zegt de AVG over AI-tools op het werk?
Onder de AVG blijft je organisatie verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die medewerkers in een tool zetten, ook als die tool nooit is goedgekeurd. Zonder verwerkersovereenkomst met die aanbieder heb je geen afspraken over opslag, bewaartermijn of verwijdering. Ik ben geen jurist, dus laat de precieze weging bij iemand die dat wel is.
Wat zijn de risico’s van shadow AI?
Drie in de praktijk. Inhoud die in een chatgeschiedenis staat die het bedrijf niet bezit en niet kan wissen. Geen vastlegging van welk document waarheen ging als een klant erom vraagt. En een beeld van je eigen organisatie dat er flink naast zit, waardoor plannen en trainingen op het verkeerde niveau worden ingekocht.
Hoe kom ik erachter welke AI-tools mijn medewerkers gebruiken?
Vraag het, in één gesprek, en begin met de mededeling dat niemand in de problemen komt. Vraag waarvóór mensen het gebruiken in plaats van alleen wat ze gebruiken, want de tool zegt weinig en de taak zegt alles. Netwerkverkeer scannen levert je de tools op die op kantoor draaien en mist alles wat op een telefoon gebeurt.
Moet ik ChatGPT blokkeren op kantoor?
Blokkeren houdt ongeveer een week stand. Daarna verhuist het werk naar telefoons en privélaptops, en dan zie je helemaal niets meer. Een blokkade werkt alleen samen met een goedgekeurd alternatief dat net zo snel is, want shadow AI ontstaat vrijwel altijd omdat de officiële route trager was.
Waarom vertellen medewerkers niet dat ze AI gebruiken?
De reden die het vaakst wordt genoemd is een voorsprong op collega’s, niet angst voor de regels. Angst staat wel op de tweede plaats. Onderzoek van Duke University laat bovendien zien dat mensen die AI gebruiken door collega’s strenger worden beoordeeld op competentie en motivatie, dus het zwijgen is een rationele keuze.
Vlakbij
Shadow AI komt nooit alleen.
Deze drie komen in hetzelfde gesprek langs, meestal binnen tien minuten na de eerste. Zelfde wortel, andere rekening.
06
De gebruikskloof
Je directie zegt dat 4 op de 100 mensen dagelijks AI gebruikt. De mensen zelf zeggen 13. Elk plan dat je op het eerste getal bouwt, richt zich op een bedrijf dat niet meer bestaat.
Lees deze In de volledige set 14Agents zonder regels
Dezelfde gewoonte, één stap verder. Zodra iemands eigen opzet zelf mails gaat versturen en gegevens gaat bijwerken, gaat het niet meer over data. Dan gaat het over beslissingen waar niemand voor heeft getekend.
Lees deze In de volledige set 11Iedereen brengt zijn eigen context mee
Vier mensen, vier persoonlijke accounts, vier versies van wat het bedrijf de klant heeft beloofd. Ze komen dezelfde vergadering binnen met verschillende feiten en niemand kan zeggen wat waar vandaan komt.
Lees dezeAlle 25 AI-challenges, en wat je aan elk kunt doen
Vijfentwintig dingen die stukgaan in een bedrijf zodra mensen met AI gaan werken, elk met het onderzoek erachter en het level waarop het begint te bijten. Deze begint te bijten op Wild West, en 8 andere beginnen daar ook.
Vanaf hier
Voor vrijdag weet je waar je team echt staat.
Nu komt je beeld van wie er toevallig over praat. Vijftien minuten per persoon vervangt dat door iets waar je iets mee kunt, te beginnen bij jezelf.
- Eerst amnestie, dan pas vragenZeg hardop dat niemand in de problemen komt. Zonder dat meet je angst in plaats van gebruik.
- Vraag wat mensen gebruiken, niet of het magDe profielen laten zien wie hele werkstromen door een persoonlijk account haalt. Dat is een aanbodprobleem, geen disciplinekwestie.
- Dicht het gat dat het veroorzaakteElke schaduwtool bestaat omdat de goedgekeurde route trager was. Los dat op en de schaduw sluit zichzelf.
Eerste profiel gratis · geen creditcard · gemaakt voor bedrijven van 20 tot 500 · jij bepaalt wat je team te zien krijgt
Nog niet zover om je team ergens in te zetten? Begin dan met het level van het bedrijf. De Culture Level scan is zes vragen, drie minuten, en vraagt niets van je.
Vijftien jaar leiderschaps- en teamontwikkeling in Nederlandse scale-ups. Die praktijk zit nu in software: één Operating Profile per persoon, met agents die echt passen. Hij schrijft deze pagina’s vanuit wat hij bij klanten tegenkomt, in plaats van vanuit een samenvatting van onderzoek.
Bronnen en cijfers die op deze pagina staan
- Verizon, Data Breach Investigations Report, 2026. Regelmatig gebruik van niet-goedgekeurde AI op het werk stijgt van 15% naar 45% van de medewerkers in een jaar, en niet-goedgekeurde AI staat derde in de oorzaken van datalekken die per ongeluk ontstaan.
- Ivanti, Technology at Work, 2025. 42% van de kantoormedewerkers gebruikt generatieve AI op het werk, één op de drie van hen houdt dat stil, en de redenen die ze noemen: een voorsprong op collega’s 36%, angst voor banenverlies of ontbrekend beleid of meer werk 30%, twijfel aan het eigen kunnen 27%, angst voor het oordeel van anderen 24%, IT-goedkeuring vermijden 21%.
- MIT, 2025. 90% van de onderzochte bedrijven heeft mensen die regelmatig persoonlijke AI-tools voor hun werk gebruiken, ongeveer 40% van hen betaalt zelf een abonnement.
- McKinsey, januari 2025. Leidinggevenden schatten dat 4% van de medewerkers generatieve AI gebruikt voor een betekenisvol deel van het dagelijkse werk, de medewerkers zelf melden 13%.
- Duke University, gepubliceerd in PNAS, 2025. Mensen die AI op het werk gebruiken worden door collega’s strenger beoordeeld op competentie en motivatie.
- Ethan Mollick, Wharton School. De term secret cyborgs voor zware AI-gebruikers die hun werkwijze voor zich houden.
- Slack Workforce Index, 2024. 48% van de kantoormedewerkers zegt het ongemakkelijk te vinden om hun leidinggevende te vertellen dat ze AI hebben gebruikt voor een gewone taak.
- JumpCloud, 2026. Ongeveer 59% van de medewerkers gebruikt niet-goedgekeurde AI-tools, terwijl de meeste bedrijven hun gebruiksbeleid niet hebben bijgewerkt.
- Prompt Security, 2025. Ongeveer 65% van de medewerkers gebruikt ChatGPT in de gratis versie, waar de gegevens gebruikt mogen worden om het model te trainen.
- Amit Bendov, medeoprichter en CEO van Gong, geciteerd door Axios, mei 2025.
- Rajeev Rajan, CTO bij Atlassian, geciteerd door Axios.
- emaho AI Culture Levels. Aandeel organisaties per level, geijkt aan BCG 2025 en McKinsey 2025.
Cijfers staan zoals ze zijn gepubliceerd. Waar een getal wordt omschreven als ongeveer of rond, staat het zo in de bron.